Adattare il linguaggio al mezzo di comunicazione scelto è importante: è necessario prestare attenzione all’oggetto delle email e ottenere l’autorizzazione privacy per la messaggistica. Su LinkedIn si suggerisce di evitare l’autocelebrazione e di utilizzare i post per favorire il dibattito. La comunicazione professionale mira a ridurre le possibilità di equivoci e a sviluppare empatia, anche attraverso la semplificazione del linguaggio, con l’obiettivo di agevolare la scelta da parte dei potenziali clienti e rafforzare la fidelizzazione di quelli attuali. Tono, parole e formule adottati nei diversi canali dallo studio professionale rappresentano aspetti fondamentali della strategia comunicativa. Adeguare tono e lessico al livello dell’interlocutore non compromette la professionalità, ma può contribuire all’instaurarsi di un rapporto fiduciario nella relazione professionale. I linguaggi settoriali professionali sono considerati lingue specialistiche; essi includono termini che assumono significati diversi in contesti tecnici specifici e costituiscono varietà linguistiche dotate di lessico, morfosintassi e caratteristiche testuali proprie rispetto alla lingua d’uso comune.
Comunicare con un collega, scrivere a un cliente o pubblicare contenuti sul web richiede approcci linguistici differenti. Per rendere comprensibili le informazioni ai clienti è utile evitare tecnicismi, mantenendo sia la precisione che la completezza dei concetti, senza ricorrere a terminologia specialistica. Ad esempio, termini come «sanzione espulsiva» per il licenziamento o «immobile staggito» per una casa pignorata possono aumentare la distanza tra chi comunica e il destinatario. Lo stesso effetto può essere prodotto dall’uso di slang o termini inglesi non necessari. È opportuno utilizzare un lessico che faciliti la comprensione da parte dell’interlocutore ed evitare il gergo specialistico. Questa pratica porta chi scrive a selezionare con attenzione i vocaboli più appropriati, favorendo l’esattezza del messaggio. Ogni canale comunicativo presenta esigenze specifiche: adeguare lo stile, il tono e la struttura del testo a tali caratteristiche contribuisce all’efficacia della comunicazione.
La lettera cartacea mantiene un livello di formalità paragonabile o superiore all’e-mail, ma inferiore alla Pec. L’utilizzo dell’appellativo “Gentile”, anche per gli uomini, ha portato a una riduzione nell’uso del termine “Egregio”, che tuttavia rimane considerato corretto. Nella corrispondenza sequenziale (“thread”), la firma viene omessa nelle risposte successive e, in caso di variazione dell’argomento, si avvia una nuova conversazione e si modifica l’oggetto del messaggio per distinguerlo dalla precedente. L’utilizzo di Whatsapp business è ormai diffuso anche nelle comunicazioni tra professionisti e tra questi e i clienti. Diverse funzioni di Whatsapp, come la modalità desktop, le risposte automatiche e l’invio programmato di promemoria, permettono di gestire in modo efficiente le comunicazioni più brevi.
Quando si utilizza Whatsapp, può essere utile assegnare un numero specifico per la messaggistica e stabilire alcune regole di policy per l’uso condiviso. Queste possono includere la raccolta del consenso per la privacy tramite il sito web, il rispetto dei tempi di risposta e follow-up, la definizione di orari precisi, il trasferimento delle conversazioni lunghe su altri canali, l’utilizzo dei gruppi solo se necessario, la disattivazione delle notifiche e la limitazione dell’uso delle emoji.
La comunicazione su sito web e social network risulta influenzata dalle strategie di indicizzazione e dalle norme di netiquette stabilite dalla piattaforma utilizzata. Per garantire la visibilità sui motori di ricerca, il contenuto pubblicato sul blog deve essere redatto in modo chiaro, accessibile e conforme ai criteri SEO, ovvero rispettando i parametri identificati da Google e da sistemi di intelligenza artificiale per la valutazione e la promozione degli argomenti.
Allo stesso modo, la comunicazione su LinkedIn richiede attenzione alle dinamiche di socializzazione; la lunghezza del messaggio, la coerenza stilistica e la capacità di suscitare interesse possono incidere sul livello di engagement ottenuto.
Un approccio professionale suggerisce di evitare linguaggi autoreferenziali o autocelebrativi, privilegiando piuttosto la condivisione di idee e la creazione di opportunità di confronto attraverso il dibattito e la partecipazione attiva nei commenti.
AUTORE: Francesco Costa
